Как происходит переход к электронному документообороту в кадровой документации?

Переход к электронному документообороту в кадровой документации (КЭДО) — многоэтапный процесс, который требует грамотного планирования и оценки текущего состояния бизнес-процессов и готовности персонала. www.klerk.ru

Некоторые шаги перехода на КЭДО:

1. Оценка готовности организации и персонала. www.klerk.ru Проводят анкетирование или интервью сотрудников, учитывают такие факторы, как возраст, доступ к технике и интернету, характер работы. www.klerk.ru
2. Определение целей и границ проекта. www.klerk.ru Важно зафиксировать задачи цифровизации и уведомить руководителей подразделений о планируемых изменениях. www.klerk.ru
3. Аудит кадрового документооборота. www.klerk.ru www.moedelo.org Анализируют документацию, с которой работает отдел, — категории документов, их назначение и объём. www.moedelo.org
4. Формирование системы работы с документами. www.moedelo.org Подписывают цифровые документы электронной подписью, которая должна быть у всех сотрудников, вовлечённых в КЭДО. www.moedelo.org Продумывают систему доступа к сервису и документам. www.moedelo.org
5. Выбор информационной системы КЭДО. www.moedelo.org Изучают доступные сервисы для работы с электронными документами, их функционал и тарифы. www.moedelo.org
6. Сбор согласий от сотрудников. www.klerk.ru Каждому работнику направляют уведомление с описанием даты перехода на КЭДО, перечня цифровых документов, инструкции по получению электронной подписи и алгоритма работы в системе. www.klerk.ru

Согласно ст. 22.2 ТК, КЭДО является обязательным для сотрудников, чей трудовой стаж начался с 1 января 2022 года или позднее. www.klerk.ru Для сотрудников, трудовой стаж которых начался ранее 1 января 2022 года, переход на КЭДО с работодателем является добровольным и требует их письменного согласия. www.klerk.ru