Общий алгоритм присвоения табельного номера сотруднику: 1

1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер. 1
2. Сведения о занятых табельных номерах отражаются в специальном журнале учёта. 1 Как правило, в нём указывают Ф. И. О. принятого сотрудника, дату принятия на работу, должность специалиста и табельный номер (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на один-два года после прекращения трудового договора). 1
3. Издаётся приказ о приёме на работу (форма №Т-1) и подготавливается личная карточка специалиста (форма №Т-2). 1 В обоих документах фиксируется табельный номер. 1
4. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведёт журнал табельных номеров. 1

Если работодатель применяет автоматизированные средства кадрового и бухгалтерского учёта, коды присваиваются автоматически — в момент регистрации нового сотрудника в системе. 2

Законодательство не содержит конкретных указаний, как присваивается табельный номер сотрудника, поэтому каждая компания вправе разработать собственный алгоритм и закрепить его локальным нормативным актом. 2