При составлении письменного предупреждения сотруднику важно учитывать следующие моменты: 3

• Собрать информацию о проблеме. 3 Нужно оценить даты и время нарушений, предыдущие устные предупреждения, старые документы, которые были подписаны сотрудником. 3
• Провести разговор с работником. 3 Встреча позволяет глубже понять ситуацию и справедливо принять решение. 3
• Определить ответственного за решение вопроса. 3 Как правило, подобные предупреждения выдаёт непосредственный руководитель, но в некоторых случаях решение может быть принято на собрании группы менеджеров. 3
• Изъясняться максимально конкретно. 3 Чёткие и краткие детали предупреждения помогут точно передать претензию и позволят сотруднику быстрее исправить поведение. 3
• Включить в предупреждение имена всех участвующих сторон. 3 Также нужно описать характер проступка, указать дату и время нарушения, разъяснить детали о предварительно выданных предупреждениях, включить инструкции для исправления ситуации и прописать последствия нарушения. 3

Для хранения письменных предупреждений можно использовать следующие рекомендации:

• Уведомления, которые являются основанием для издания приказов со сроком хранения 50/75 лет (например, о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников), можно хранить в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет». 1
• Уведомления, которые являются основанием для издания приказов со сроком хранения 5 лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». 1