Как правильно составлять и хранить письменные предупреждения для сотрудников?

При составлении письменного предупреждения сотруднику важно учитывать следующие моменты: hr-elearning.ru

• Собрать информацию о проблеме. hr-elearning.ru Нужно оценить даты и время нарушений, предыдущие устные предупреждения, старые документы, которые были подписаны сотрудником. hr-elearning.ru
• Провести разговор с работником. hr-elearning.ru Встреча позволяет глубже понять ситуацию и справедливо принять решение. hr-elearning.ru
• Определить ответственного за решение вопроса. hr-elearning.ru Как правило, подобные предупреждения выдаёт непосредственный руководитель, но в некоторых случаях решение может быть принято на собрании группы менеджеров. hr-elearning.ru
• Изъясняться максимально конкретно. hr-elearning.ru Чёткие и краткие детали предупреждения помогут точно передать претензию и позволят сотруднику быстрее исправить поведение. hr-elearning.ru
• Включить в предупреждение имена всех участвующих сторон. hr-elearning.ru Также нужно описать характер проступка, указать дату и время нарушения, разъяснить детали о предварительно выданных предупреждениях, включить инструкции для исправления ситуации и прописать последствия нарушения. hr-elearning.ru

Для хранения письменных предупреждений можно использовать следующие рекомендации:

• Уведомления, которые являются основанием для издания приказов со сроком хранения 50/75 лет (например, о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников), можно хранить в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет». delo-press.ru
• Уведомления, которые являются основанием для издания приказов со сроком хранения 5 лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». delo-press.ru