Докладная записка, как правило, оформляется следующим образом: 1

1. В начале указывается информация об адресате и составителе документа: Ф. И. О., должность, наименование компании. 1
2. Указывается наименование документа «Докладная записка» и раскрывается, о чём именно пойдёт речь (например, о нарушении трудовой дисциплины). 1
3. Описываются факты происшествия с именами причастных к нему лиц и датах, когда оно случилось. 1
4. Указывается вариант решения проблемы (например, просьба сделать выговор сотруднику, который пренебрегает трудовой дисциплиной). 1
5. Прописывается перечень документов, которые прилагаются к записке, при их наличии. 1
6. Ставятся подпись и дата. 1

Рекомендуется придерживаться следующих правил при составлении документа: 1

• Краткость. 1 Ситуацию нужно описать сжато, коротко описывая все важные факты, не выражая никакого субъективного мнения о событии. 1
• Доказательства. 1 После описания инцидента и просьбы принять какие-либо меры желательно приложить доказательства того, что был совершён какой-то проступок, работа действительно завершена или план перевыполнен. 1
• Неанонимность. 1 Составитель докладной записки обязан назвать себя. 1

Утверждённой специальной формы по написанию докладной записки нет, но важно учесть общие рекомендации по её оформлению и содержанию. 3