Как правильно оформлять и систематизировать рабочие инструкции в компании?

Несколько рекомендаций по оформлению и систематизации рабочих инструкций в компании:

Соблюдать структуру. mpstats.io Она может быть разной и зависит от ситуации. mpstats.io Универсальная структура регламента может включать: mpstats.io

• Вступление. mpstats.io Описание, зачем составлен регламент, какую проблему он решает, в какой ситуации поможет. mpstats.io Также можно указать, какие ошибки допускали сотрудники раньше. mpstats.io
• Определения. mpstats.io Если в регламенте используется специфическая терминология, аббревиатуры или сокращения, нужно дать им определение. mpstats.io
• Описание процесса. mpstats.io Нужно пошагово описать, как выполняется работа: начало и завершение каждого этапа, конкретные инструкции, сроки и результаты, успешные и неуспешные действия. mpstats.io
• Ответственность. mpstats.io За невыполнение требований, несоблюдение правил, указанных в регламенте, может быть предусмотрена ответственность. mpstats.io
• Контроль. mpstats.io Нужно указать сотрудника, который несёт ответственность за соблюдение стандартов работы. mpstats.io Он будет следить за тем, насколько усвоен регламент, качественно ли выполняются задачи. mpstats.io
• Приложения. mpstats.io Это могут быть таблицы, графики, схемы, расчёты или другие документы, которые помогут усвоить информацию и взять её в работу. mpstats.io

Использовать понятный язык. www.unisender.com Нужно избегать канцелярских формулировок, которые создают разночтения. www.unisender.com Рекомендуется писать короткими фразами, использовать глаголы действия. www.unisender.com

Хранить инструкции в одном месте. www.unisender.com Так их проще находить, обновлять и использовать. www.unisender.com У сотрудников должен быть быстрый и прямой доступ, без запроса прав на просмотр или долгого поиска по папкам или вкладкам. www.unisender.com

Встраивать инструкции в рабочие процессы. www.unisender.com Желательно, чтобы инструкции были прикреплены к задачам в трекере, включены в онбординг для новичков, связаны ссылками с другими материалами. www.unisender.com

Регулярно проверять актуальность регламентов. mpstats.io Нужно определить человека, который в компании будет отвечать за актуальность регламентов, и установить регулярную задачу «Проверить актуальность регламентов». mpstats.io