Пояснительная записка помогает в коммуникации между участниками строительного проекта несколькими способами:

• Обеспечивает ясность и понимание. 1 Документ помогает заинтересованным сторонам лучше понять цели и технические аспекты проекта. 1 Он служит основой для коммуникации и способствует единообразному пониманию проекта. 1
• Даёт возможность увидеть проектные решения в разрезе. 2 Подрядчики получают возможность понять, как правильно реализовать проектные решения и какие ограничения учитывать. 2
• Служит доказательством при разрешении споров. 1 Пояснительная записка может использоваться в качестве доказательства при разрешении конфликтов, связанных с реализацией проекта. 1 Она фиксирует и обосновывает принятые решения и действия участников проекта. 1
• Позволяет согласовать и проверить проект. 2 Государственные органы, эксперты и заказчики изучают пояснительную записку, чтобы понять, соответствует ли проект нормативным требованиям. 2
• Обеспечивает архивацию и дальнейшую эксплуатацию проекта. 2 Проектная документация с пояснительной запиской становится архивным документом, который может быть использован спустя годы для реконструкции или диагностики объекта. 2

Таким образом, пояснительная записка — это «мост» между проектировщиком и всеми остальными участниками проекта: заказчиком, строителями, проверяющими органами. 2