Компенсация расходов на транспорт для сотрудников учреждений осуществляется на основании статьи 188 Трудового кодекса РФ. 13 Выплата предусмотрена, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя. 13

Работодатель вправе самостоятельно определить размеры компенсации и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему). 1

Порядок назначения и выплаты компенсации может быть определён в отдельном локальном акте учреждения, например, в положении об использовании личного автотранспорта в служебных целях. 1

Некоторые этапы процесса:

1. Заключение соглашения. 3 Работник представляет документы, подтверждающие право собственности на автомобиль или право управления и распоряжения автомобилем (копию паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке, или доверенность). 3
2. Представление заявки на компенсацию. 1 По окончании месяца работник представляет руководителю учреждения заявку (отчёт) по установленной форме и документы, подтверждающие использование личного транспорта и понесённые расходы (маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта, а также кассовые чеки, квитанции, другие документы). 1
3. Принятие решения о выплате. 1 Руководитель принимает решение о компенсации в 3-дневный срок со дня получения заявки (отчёта) работника с учётом необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками, и времени использования личного транспорта в служебных целях. 1
4. Выплата компенсации. 1 Компенсация выплачивается один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании заявки (отчёта), представленной работником, и дополнительного соглашения к трудовому договору. 1

За время нахождения работника в отпуске, командировке, отсутствия на работе вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. 3