Как осуществляется электронный документооборот при приемке товаров?

Электронный документооборот (ЭДО) при приёмке товаров осуществляется, например, через Единую информационную систему закупок (ЕИС). www.diadoc.ru rb.ru С 1 января 2022 года создание и подписание документов о приёмке в ЕИС обязательно для поставщиков, участвующих в государственных торгах по 44-ФЗ. www.diadoc.ru

Процесс электронной приёмки включает следующие этапы: www.diadoc.ru

1. Поставщик формирует документ о приёмке. www.diadoc.ru Он может создать передаточный документ, счёт-фактуру или и то, и другое. www.diadoc.ru В документе указывают данные поставщика и заказчика, грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, если они есть, товары, которые нужно принять, и их количество, имена сотрудников, которые передадут товар, дату отгрузки товара или сдачи работ и услуг, имена сотрудников, которые должны подписать акт. www.diadoc.ru
2. Поставщик заполняет и подписывает акт электронной подписью, после чего документ автоматически отправляется заказчику в ЕИС. www.diadoc.ru Также при отгрузке товара или сдаче работ поставщик должен распечатать этот акт и передать представителю заказчика. www.diadoc.ru
3. Когда электронный акт появляется в личном кабинете заказчика, он подтверждает, что получил его, подписав соответствующий документ в ЕИС. www.diadoc.ru Поставщик видит извещение о доставке в своём личном кабинете. www.diadoc.ru
4. Заказчик проводит проверку товара и может: www.diadoc.ru

• Принять товар или выполненную работу. www.diadoc.ru Заказчик заполняет документ о приёмке в ЕИС, подписывает его электронной подписью и отправляет поставщику. www.diadoc.ru Затем публикует документы об исполнении в реестре контрактов. www.diadoc.ru
• Принять только часть товаров или работ. www.diadoc.ru Тогда он готовит бумажный акт о частичной приёмке и мотивированный отказ, прикладывает сканы в ЕИС и отправляет поставщику. www.diadoc.ru Поставщик корректирует акт, включая в него только принятый товар. www.diadoc.ru Если у заказчика нет замечаний, он подписывает документ. www.diadoc.ru Есть замечания — вновь отправляет поставщику на доработку. www.diadoc.ru
• Отказаться принимать товар или работы. www.diadoc.ru Заказчик пишет мотивированный отказ на бумаге, сканирует его и вместе с передаточным документом отправляет поставщику в ЕИС. www.diadoc.ru

1. Если поставщик согласен с результатом приёмки полностью или частично, он устраняет нарушения и готовит новый акт о приёмке. www.diadoc.ru Если не согласен, может обжаловать решение заказчика. www.diadoc.ru При этом поставщик должен уведомить об этом заказчика в ЕИС. www.diadoc.ru

ЭДО обеспечивает юридическую значимость документов, ускоряет процессы и снижает затраты на бумажный документооборот. www.diadoc.ru