Электронный документооборот (ЭДО) при приёмке товаров осуществляется, например, через Единую информационную систему закупок (ЕИС). 13 С 1 января 2022 года создание и подписание документов о приёмке в ЕИС обязательно для поставщиков, участвующих в государственных торгах по 44-ФЗ. 1

Процесс электронной приёмки включает следующие этапы: 1

1. Поставщик формирует документ о приёмке. 1 Он может создать передаточный документ, счёт-фактуру или и то, и другое. 1 В документе указывают данные поставщика и заказчика, грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, если они есть, товары, которые нужно принять, и их количество, имена сотрудников, которые передадут товар, дату отгрузки товара или сдачи работ и услуг, имена сотрудников, которые должны подписать акт. 1
2. Поставщик заполняет и подписывает акт электронной подписью, после чего документ автоматически отправляется заказчику в ЕИС. 1 Также при отгрузке товара или сдаче работ поставщик должен распечатать этот акт и передать представителю заказчика. 1
3. Когда электронный акт появляется в личном кабинете заказчика, он подтверждает, что получил его, подписав соответствующий документ в ЕИС. 1 Поставщик видит извещение о доставке в своём личном кабинете. 1
4. Заказчик проводит проверку товара и может: 1

• Принять товар или выполненную работу. 1 Заказчик заполняет документ о приёмке в ЕИС, подписывает его электронной подписью и отправляет поставщику. 1 Затем публикует документы об исполнении в реестре контрактов. 1
• Принять только часть товаров или работ. 1 Тогда он готовит бумажный акт о частичной приёмке и мотивированный отказ, прикладывает сканы в ЕИС и отправляет поставщику. 1 Поставщик корректирует акт, включая в него только принятый товар. 1 Если у заказчика нет замечаний, он подписывает документ. 1 Есть замечания — вновь отправляет поставщику на доработку. 1
• Отказаться принимать товар или работы. 1 Заказчик пишет мотивированный отказ на бумаге, сканирует его и вместе с передаточным документом отправляет поставщику в ЕИС. 1

1. Если поставщик согласен с результатом приёмки полностью или частично, он устраняет нарушения и готовит новый акт о приёмке. 1 Если не согласен, может обжаловать решение заказчика. 1 При этом поставщик должен уведомить об этом заказчика в ЕИС. 1

ЭДО обеспечивает юридическую значимость документов, ускоряет процессы и снижает затраты на бумажный документооборот. 1