Для организации работы справочной службы в крупной государственной организации рекомендуется следующее:

1. Определить цели и потребности службы. 1 Нужно изучить преимущества и понять, что требуется от службы. 1 Затем следует предоставить свои планы руководству и получить одобрение. 1
2. Спланировать процессы. 1 Следует учесть роли и возможности персонала, создать специальные рабочие процессы. 1 Также нужно определить показатели, которые будут использоваться для отслеживания эффективности. 1
3. Установить и настроить программное обеспечение (ПО) для справочной службы. 1 Оно позволит принимать, отслеживать и отвечать на запросы организованно. 1 Многие программы для справочной службы также предоставляют базы знаний, порталы самообслуживания, управление SLO и отчётность. 1
4. Добавить расширенные конфигурации по мере необходимости. 1 Можно интегрировать ПО справочной службы с другими приложениями, импортировать документацию в базу знаний, определить цели SLO, настроить отправку отчётов и уведомлений. 1

Также для организации информационно-справочной работы по документам организации можно использовать справочную картотеку, которая строится из регистрационных карточек. 2 Разделителями в ней служат названия структурных подразделений или направления деятельности организации. 2

Выбор конкретных мер по организации работы справочной службы зависит от особенностей организации.