Как организовать электронный документооборот в организации?

Для организации электронного документооборота (ЭДО) в организации рекомендуется выполнить следующие шаги: ppt.ru

1. Принять решение об ЭДО. ppt.ru Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат. ppt.ru
2. Провести оценку бумажного документооборота. ppt.ru Выявить основные сложности и ошибки, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции. ppt.ru
3. Разработать регламент ЭДО. ppt.ru Установить маршруты и очередность обмена, определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭДО. ppt.ru Выпустить приказ о внедрении ЭДО. ppt.ru
4. Изучить рынок систем ЭДО. ppt.ru Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учётом отраслевой и организационной специфики компании. ppt.ru
5. Обработать массив информации заказчика. ppt.ru Этим занимается оператор ЭДО. ppt.ru Кроме того, необходимо оформить электронную подпись (ЭП) для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО. ppt.ru
6. Создать цифровой архив. ppt.ru Оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации, и перевести их в онлайн-архив. ppt.ru
7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. ppt.ru В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учёт, производственное направление. ppt.ru Необходимо позаботиться об охране коммерческой тайны и персональных данных. ppt.ru
8. Разработать пользовательские руководства для работы и обучить сотрудников. ppt.ru Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учётом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента. ppt.ru

План перехода на ЭДО в отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. astral.ru