Для организации электронного документооборота (ЭДО) в организации рекомендуется выполнить следующие шаги: 1

1. Принять решение об ЭДО. 1 Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат. 1
2. Провести оценку бумажного документооборота. 1 Выявить основные сложности и ошибки, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции. 1
3. Разработать регламент ЭДО. 1 Установить маршруты и очередность обмена, определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭДО. 1 Выпустить приказ о внедрении ЭДО. 1
4. Изучить рынок систем ЭДО. 1 Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учётом отраслевой и организационной специфики компании. 1
5. Обработать массив информации заказчика. 1 Этим занимается оператор ЭДО. 1 Кроме того, необходимо оформить электронную подпись (ЭП) для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО. 1
6. Создать цифровой архив. 1 Оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации, и перевести их в онлайн-архив. 1
7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. 1 В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учёт, производственное направление. 1 Необходимо позаботиться об охране коммерческой тайны и персональных данных. 1
8. Разработать пользовательские руководства для работы и обучить сотрудников. 1 Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учётом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента. 1

План перехода на ЭДО в отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. 2