Несколько шагов, которые помогут организовать эффективную работу с контрагентами через электронный документооборот (ЭДО): 1

1. Оценить текущее состояние документооборота. 2 Нужно посмотреть, как проходит работа с документами на бумаге: кто согласовывает и подписывает, в какой последовательности, есть ли задержки в процессе и на каком этапе. 2 Затем следует определить, что изменится в работе с документами после перехода на ЭДО, и сравнить с тем, что было до. 2
2. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выпустить доверенности. 2 Сотрудникам, которые согласовывают и утверждают документы, необходимо выпустить КЭП. 2 С 1 сентября 2023 года физлица, которые подписывают документы от лица компании в электронном виде, должны подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД). 2
3. Подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ интеграции. 2 Если в компании поток первичных документов превышает 10 тыс. экземпляров в год, множество учётных и информационных систем, сложные регламенты согласования, много доверенностей, которыми нужно управлять, внутренний документооборот ведётся в электронном виде, то простого подключения к сервису обмена недостаточно. 2 В таких случаях необходимо комплексное решение по цифровизации бизнес-процессов и полная интеграция системы ЭДО в ИТ-пространство компании. 2
4. Создать регламент работы с ЭДО. 2 Чтобы компания могла официально вести документооборот через сервис обмена, необходимо подготовить внутренние документы — приказ о переходе на ЭДО и соответствующее положение. 2
5. Подготовить инструктаж. 2 Сотрудников, вовлечённых в документооборот, необходимо обучить новому формату работы. 2 Нужно разработать инструкции и сценарии, а также зафиксировать возможность ЭДО в учётной политике компании. 2
6. Отправить контрагентам приглашение к электронному обмену. 2 Чем больше партнёров и покупателей будет подключено к электронному обмену, тем быстрее компания увидит положительный эффект от перехода на ЭДО. 2

Работу ЭДО важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. 1 Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными. 1