Система отслеживания почтовых отправлений в крупных почтовых сетях организована следующим образом: 1

1. При приёме посылки, письма, бандероли и т. д. каждому из них присваивается специальный номер — трек-код. 1
2. Далее почтовое отправление следует по обозначенному маршруту в направлении конечного адресата, проходя на своём пути промежуточные почтовые отделения. 1 В каждом из них осуществляется регистрация этого почтового отправления, фиксирующая благополучное прохождение определённого участка пути. 1
3. Клиенты могут отслеживать перемещение отправлений с помощью специальных сервисов, например, на сайтах почтовых служб или в мобильных приложениях. 25 Система предоставляет информацию о статусе отправки, предполагаемой дате поставки и адресе доставки. 2

Например, в системе отслеживания Почтовой службы США (USPS) после отправки посылки ей присваивается уникальный номер отслеживания. 2 Этот номер можно использовать на сайте USPS или в мобильном приложении для просмотра обновлений в режиме реального времени. 2