Для оптимизации процесса заверения трудовых книжек при массовом документообороте можно использовать готовые заверочные штампы. 1 На них уже нанесены все необходимые надписи и реквизиты. 1 Кадровику остаётся вписать текущую дату, название компании и реквизиты дела, в котором хранится подлинник документа, а затем поставить подпись и печать. 1

Ещё один вариант оптимизации — альтернативный способ заверения. 3 Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. 3 При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. 3 На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица, а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов. 3

Также для оптимизации документооборота в целом можно рассмотреть возможность автоматизации процессов. 5 Например, внедрение кадрового электронного документооборота позволит сократить расходы организации за счёт перехода от бумажной документации к электронному формату и повысит результативность работы кадровой службы. 5