Как оптимизировать процесс обработки исходящей корреспонденции в крупной организации?

Для оптимизации процесса обработки исходящей корреспонденции в крупной организации можно использовать следующие рекомендации:

• Автоматизировать документооборот. www.klerk.ru Для этого можно внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволяет создавать, хранить, передавать и обрабатывать документы в электронном виде. www.klerk.ru astral63.ru ЭДО упрощает процесс обработки документов, сокращает время на их передачу и обработку, а также снижает вероятность ошибок. www.klerk.ru
• Проанализировать документооборот. kontur.ru Нужно оценить действующие сценарии, пересмотреть маршруты согласования, убрать лишние элементы. kontur.ru
• Прописать правила использования ЭДО. kontur.ru Необходимо указать ответственных специалистов в учётной политике компании, разграничить круг лиц, использующих электронную подпись, а также прописать регламенты согласования документов. kontur.ru
• Создать положение о документообороте. www.archiv.ru В нём нужно указать подразделения и должности, ответственные за создание документов, их передачу внутри компании или вне её. www.archiv.ru Также необходимо прописать места, порядок и условия хранения документов, а также ответственных за это лиц. www.archiv.ru
• Разработать график документооборота. www.archiv.ru Он не обязателен для составления, но делает многие процессы прозрачными. www.archiv.ru График оформляют в форме таблицы как приложение к положению о документообороте. www.archiv.ru
• Отразить в должностных инструкциях сотрудников обязанность правильно оформлять документы и вовремя их передавать по назначению, а также санкции за нарушение. www.archiv.ru

Внедрение ЭДО — трудоёмкая процедура, которая требует комплексного подхода: анализа текущих процессов делопроизводства, их проверки на соответствие законодательству РФ, выявления слабых мест и их оптимизации. www.archiv.ru Поэтому доверить организацию документооборота лучше специалистам. www.archiv.ru