Согласно приказу Министра обороны РФ от 06.06.2001 №200, сохранность служебных документов при их транспортировке между воинскими частями обеспечивается следующим образом: 1

• Составление накладной. 12 На высылаемые или выдаваемые документы составляется накладная установленной формы. 1
• Проверка получателем. 1 Должностное лицо, получающее документы, проверяет их принадлежность воинской части, соответствие количества пачек (упаковок) данным, указанным в сопроводительных документах, а также целостность упаковки, пломб или печатей. 1
• Составление акта. 1 Если при получении документов обнаруживаются недостатки, составляется акт, в котором указываются несоответствия и нарушения. 12
• Ответственность получателя. 1 Лицо, получившее документы, несёт ответственность за их сохранность при доставке от места получения до воинской части. 1
• Передача документов из одной воинской части в другую. 2 Документы могут быть переданы из одной воинской части в другую только с разрешения довольствующего органа, их выдавшего, по накладной. 2

Кроме того, служебные документы и их копии (корешки) должны храниться в надёжно закрытых и опечатанных шкафах (сейфах) в служебных помещениях. 1 Допуск к документам разрешается только лицу, ответственному за эти документы. 1