Сохранность кадровых документов на предприятиях обеспечивается комплексом мероприятий: 1

• Оборудование специальных помещений. 1 Для хранения документов нужно оборудовать сейфы или шкафы. 1
• Передача документов в архив. 14 Документы по личному составу передают в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. 1 Дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) в архив не передают, их хранят в структурных подразделениях организации и уничтожают по истечении сроков. 1
• Передача документов по сдаточной описи. 1 Поступив в архив, документы ставят на архивный учёт: вносят в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище. 1
• Определение ответственного за архив. 14 Можно приказом руководителя определить сотрудника, который будет отвечать за архив, или пригласить по договору специалиста, который проведёт обработку документов и оформит описи дел. 1

Также для упрощения работы с бумажным архивом можно оцифровать оригиналы документов. 2 Это помогает быстро и удобно находить нужные данные, снижает нагрузку на сотрудников архива и ускоряет подготовку ответов на запросы. 2