Для обеспечения сохранности и безопасности документов при выдаче из архива рекомендуется следующее:

• Выдавать документы только для ограниченных целей и на строго определённый срок. 4 Продление сроков допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. 1
• Перед выдачей дел из хранилища проверить соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. 1 Также нужно проверить нумерацию листов и состояние документов каждого выданного дела. 1
• При выдаче дел из хранилища подложить карту-заместитель. 13 В ней указывают номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дату его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. 1 При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается. 1
• При транспортировке документов использовать специальные виды упаковок. 1 Они должны защищать документы от осадков, света и механических повреждений. 1
• Проверять состояние дел, возвращаемых в архив после использования. 1 Это нужно делать в присутствии лица, возвращающего документы. 1 При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах. 1

Кроме того, при выдаче архивных документов, их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей для экспонирования, реставрации, микрофильмирования и другого выноса из здания необходимо оформить и выдать пропуска в соответствии с порядком, установленным локальным актом архива. 2