Чтобы обеспечить сохранность должностной инструкции на предприятии, рекомендуется:

• Определить место хранения. 13 Конкретное место определяется локальными нормативными актами организации (например, положением о должностных инструкциях). 3 В период действия инструкция обычно хранится в кадровом подразделении — в сейфе или несгораемом шкафу. 3 Если инструкция имеет персональный характер, то её хранят в личном деле сотрудника. 3
• Издать инструкцию в двух или трёх экземплярах. 1 Первый должен находиться в подразделении организации, где работают сотрудники соответствующей должности. 1 Второй экземпляр хранят вместе с уставом и прочими распорядительными документами организации. 1 Третий экземпляр находится в службе ДОУ в качестве ксерокопии или у руководителя организации. 1
• Зарегистрировать инструкции в специальном журнале. 2 В нём же ставится отметка о том, что отдел кадров ознакомил работника с должностной инструкцией при принятии на работу или в случае внесения изменений в этот документ. 2
• Выдавать на руки работникам копии должностных инструкций. 2 В таком случае копии должны храниться на рабочем месте сотрудника. 3
• После окончания срока действия инструкции, разработки новой или увольнения сотрудника передать её на хранение в архив. 3

Срок хранения должностных инструкций зависит от их вида: 3

• Для типовых инструкций — три года с момента их замены новыми. 3
• Для индивидуальных инструкций, которые закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, — 75 лет. 3
• Для индивидуальных инструкций, которые закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, — 50 лет. 3

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания должностных инструкций делопроизводством. 3