Как обеспечить долгосрочное хранение корпоративных изданий и их архивацию?

Для обеспечения долгосрочного хранения корпоративных изданий и их архивации можно использовать следующие рекомендации:

• Определить специальные места для хранения. www.1c-victory.ru Это могут быть архивные комнаты или полки. www.1c-victory.ru Важно, чтобы в помещении не было влаги и перепадов температур. www.1c-kpd.ru
• Использовать специальное оборудование. lenobl.abt.ru Для хранения документов применяют специальные шкафы и стеллажи, коробки и папки. lenobl.abt.ru Также используют оборудование для оцифровки документов. lenobl.abt.ru
• Создать номенклатуру дел. www.directum.ru Это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. lenobl.abt.ru Номенклатура должна соответствовать Приказу №77 Росархива (Правила 2023), иначе возникнут сложности при передаче в архив. www.directum.ru
• Регулярно проверять систему хранения. lenobl.abt.ru Нужно проверять, соответствует ли она требованиям законодательства и выявляет ли возможные недостатки. lenobl.abt.ru
• Использовать современные технологии. lenobl.abt.ru Можно внедрить систему электронного документооборота (СЭД) и электронный архив для автоматизации процессов хранения и управления документами. lenobl.abt.ru www.1c-victory.ru
• Уделять внимание конфиденциальности. www.1c-victory.ru Важно ограничить сотрудникам доступ к документам в зависимости от должностных обязанностей. www.1c-victory.ru Также рекомендуется разработать и внедрить политику безопасности, которая будет включать в себя меры по защите конфиденциальной информации. www.1c-victory.ru
• Создавать резервные копии документов. lenobl.abt.ru Их нужно хранить в безопасном месте, отдельно от оригиналов. lenobl.abt.ru Для хранения резервных копий можно использовать облачные хранилища. lenobl.abt.ru

Каждый вид документа должен храниться на протяжении времени, установленного законодательно. www.1c-kpd.ru Издания с коротким сроком (до 3–5 лет) компания хранит у себя, а затем уничтожает. www.1c-kpd.ru Существует перечень бумаг, которые хранятся свыше этого срока, их требуется сдавать в архив. www.1c-kpd.ru