Для обеспечения безопасности при работе с защищёнными архивами можно предпринять следующие шаги:

• Шифрование информации. 1 В последних версиях Word, Excel и PowerPoint есть встроенные средства защиты документов. 1 Если для работы с электронным архивом используется специализированная система ЭДО, можно зашифровать её. 1
• Контроль доступа. 1 Для этого можно использовать доступ по паролю, доступ по цифровому ключу, записанному на флешке, или привязку доступа к устройству пользователя, например, по серийному номеру. 1
• Автоматизация проверки архивов. 25 Для этого можно внедрить корпоративный архиватор, например, ARZip, который обеспечивает автоматизацию обработки запароленных архивов и исключает утечки данных через них. 5
• Использование DLP-систем. 4 Они выполняют мониторинг всех каналов коммуникации и при выявлении запароленного архива блокируют отправку, создают специальный инцидент и информируют уполномоченных сотрудников. 4

Также важно повысить ответственность сотрудников при работе с конфиденциальными данными. 3 Для этого можно разработать положение о коммерческой тайне, включить в перечень конфиденциальной информации все копии и окончательные версии файлов, а в трудовые договоры сотрудников — оговорку об ответственности за разглашение коммерческой тайны. 3

Для разработки индивидуальной системы безопасности при работе с защищёнными архивами рекомендуется обратиться к специалисту.