Чтобы обеспечить безопасность хранения бланков строгой отчётности, можно использовать следующие меры:

• Использовать специальные места хранения. 15 Бланки следует хранить в несгораемых шкафах, металлических и деревянных ящиках, обитых железом. 1 Если бланков много, их можно держать в специально оборудованных кладовых, которые исключают порчу и хищение документов. 1
• Опечатывать или опломбировать места хранения. 13 По окончании рабочего дня такие места нужно опечатывать сургучной печатью или опломбировать. 1
• Контролировать расходование бланков. 2 Это поможет исключить возможность нелегального использования или манипуляций с документацией. 2
• Вести учёт бланков. 24 Необходимо фиксировать количество и состояние документов, а также контролировать их расходование. 2
• Проводить инвентаризацию. 23 Нужно проверять наличие всех бланков в соответствии с установленными нормативами. 2
• Назначить материально ответственное лицо. 3 Это сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. 3
• Использовать автоматизированные системы. 3 Такие системы обладают защищённостью от несанкционированного доступа, идентифицируют и фиксируют операции с бланками в течение пяти лет и более, сохраняют в памяти данные о бланках. 3

Также важно, чтобы каждый бланк имел уникальный номер, который зарегистрирован в особом журнале учёта. 2