Как обеспечить безопасность финансовых документов при передаче от одного директора к другому?

Чтобы обеспечить безопасность финансовых документов при передаче от одного директора к другому, можно следовать некоторым рекомендациям:

• Составить акт приёма-передачи дел. 35 В нём нужно указать перечень передаваемых документов и ценностей, а также дату передачи. 2 Акт позволит разграничить ответственность старого и нового директора, а также будет подспорьем в доказательной базе компании, если какие-то документы или ценности не были переданы. 2
• Провести инвентаризацию. 14 Детальная сверка документации поможет выявить фактическое расхождение с тем, как активы описаны в реестрах компании. 1 В инвентаризационную комиссию рекомендуется включать не только штатных сотрудников компании, но и независящих от неё сторонних проверяющих. 1
• Принять документацию строго по описи, с аудио- и видеозаписью. 1 Это единственное надёжное средство доказать, что именно и когда получили. 1 Для некоторых документов достаточно указать их название и количество листов. 1 Несшитые многостраничные документы (часто это договоры и акты, внутренние положения и инструкции) рекомендуется принимать только сшитыми самим «старым» директором и с его подписью и датой на «сшивке». 1
• Составить документы о получении документов, пояснений, ТМЦ минимум в трёх экземплярах. 1 Один — для компании, второй — заберёт «старый» руководитель, третий — для личного архива нового руководителя на случай потери доступа к архиву компании. 1
• Договориться с собственниками компании об исключении ответственности нового директора за поведение «старого». 1 И зафиксировать такую договорённость специальным письменным соглашением. 1

Для получения консультации по передаче дел при смене директора рекомендуется обратиться к юристу. 1