Для обеспечения безопасности данных при работе с незаполненными шаблонами документов рекомендуется:

• Разграничить доступ сотрудников к документам. 3 Система должна проверять, имеет ли право сотрудник работать с выбранным документом, и разрешать взаимодействовать с ним только по итогам проверки. 3
• Использовать специальные инструменты. 3 Например, службы управления правами, которые позволяют контролировать использование файлов. 3 С их помощью можно запретить печатать, изменять и отправлять документы пользователям, не авторизованным в локальной сети. 3
• Внедрить DLP-системы. 34 Они помогают предотвращать утечки конфиденциальной информации, анализируя потоки данных, пересекающие периметр компании. 3
• Править идентификацию документации. 4 Документы, относящиеся к коммерческой тайне, нужно маркировать соответствующими пометками, указывая владельца информации, наименование, местоположение и круг лиц, имеющих доступ к этим данным. 4
• Ознакомить сотрудников с внутренними нормативными актами. 4 Они должны соблюдать установленные требования по обращению с конфиденциальной информацией. 4
• Заключить с сотрудниками соглашение о конфиденциальности. 3 В нём работодатель перечисляет, какая информация окажется доступна сотруднику, а тот подтверждает, что будет обязан соблюдать режим неразглашения этой информации за пределами компании. 3

Также важно использовать защищённые протоколы обмена данными, защищённые каналы связи или VPN, шифрование, антивирусное ПО, брандмауэры и файрволлы. 3