Как можно предотвратить потерю документов в современном мире?

Чтобы предотвратить потерю документов в современном мире, можно использовать следующие меры:

• Внедрение системы электронного документооборота (СЭД). www.profiz.ru www.sekretariat.ru С её помощью можно сократить потери документов на 90–100%. www.profiz.ru С помощью СЭД можно вести учёт всех документов, контролировать их выдачу и возврат, наличие оригиналов и мест хранения. www.profiz.ru
• Разработка регламента доступа и обращения с бумажными документами, правил их выдачи и возврата, а также назначение ответственных сотрудников за сохранность документов. elar.uspu.ru
• Маркировка архивных папок для учёта и поиска документов. elar.uspu.ru Это ускорит процесс поиска, повысит точность учёта и снизит трудозатраты на инвентаризацию. elar.uspu.ru
• Улучшение условий хранения бумажных документов, соблюдение режимов хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический). elar.uspu.ru sudact.ru
• Создание резервных копий особо ценных бумажных документов. elar.uspu.ru Электронные копии нужно хранить в надёжном месте, например, в защищённом облаке, сервере или папке. elar.uspu.ru
• Исключение неконтролируемого уничтожения документов до истечения установленного срока их хранения. www.profiz.ru
• Обучение и повышение квалификации сотрудников. www.sekretariat.ru

Также важно обеспечить изолированные помещения для размещения архивных документов, оснастить их средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов. sudact.ru