При смене паспортных данных сотрудника необходимо внести изменения в некоторые кадровые документы. 15

Некоторые шаги по обновлению документов:

1. Сотрудник пишет заявление и предоставляет копию нового паспорта. 12 После получения копии паспорт нужно вернуть сотруднику, так как хранить его в личном деле нельзя. 1
2. Работодатель издаёт приказ о внесении изменений. 13 В нём подтверждает факт смены персональных данных и указывает, в каких документах нужно произвести корректировки. 3
3. В трудовой договор вносят изменения. 13 Для этого составляют дополнительное соглашение в двух экземплярах. 12 В нём указывают новые реквизиты документа, дату его выдачи и наименование органа, который выдал документ. 12
4. Обновляют трудовую книжку. 12 Если паспорт был изменён из-за смены фамилии, имени, отчества или даты рождения, то в трудовой книжке зачёркивают старую запись на титульном листе и записывают новые данные. 2
5. В личной карточке (если работодатель продолжает её вести) отражают изменение реквизитов паспорта. 13 Сведения о серии, номере, дате выдачи и подразделении, выдавшем паспорт, указывают в пункте 11 раздела «Общие сведения». 1
6. Новые персональные данные указывают в других кадровых и учётных документах. 3 Например, в табеле учёта рабочего времени, графике отпусков, книге учёта движения трудовых книжек. 3

Также необходимо подать сведения об изменении паспортных данных в Социальный фонд. 1 Для этого используют заявление по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1. 13