Как избежать ошибок при оформлении и хранении документов на перемещение ТМЦ?

Чтобы избежать ошибок при оформлении и хранении документов на перемещение ТМЦ, можно использовать следующие рекомендации:

• Автоматизировать складской учёт. 23 Специальные товароучетные программы позволяют заполнять документы в электронном виде с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора. 2 Также автоматизация даёт возможность отслеживать движение товаров и автоматически выявлять расхождения. 5
• Разработать схемы перемещения документов для всех бизнес-процессов, в которых участвуют склад, отделы снабжения и сбыта. 3
• Составить регламент документооборота складского учёта. 3 Нужно обязать ответственных за передачу документов вести книги учёта переданных в финансовую службу документов, а менеджеров экономической службы и сотрудников бухгалтерии — проставлять отметки в этих книгах. 3
• Установить ответственность за выполнение регламента и ведение журналов учёта документов. 3 Это дисциплинирует менеджеров, которые работают с документами, и исключает споры о том, передавались ли документы в бухгалтерию и экономическую службу и в какой срок. 3
• Выделить действующие цепочки движения документов и оптимизировать их. 3

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ, документы на перемещение ТМЦ должны храниться минимум 5 лет после учётного периода, в котором были применены. 4 Организация сама устанавливает точный срок хранения документов и обозначает это в своих внутренних регламентах. 4