Для безопасной пересылки документов по электронной почте в корпоративном документообороте рекомендуется:

• Укрепить ИТ-инфраструктуру компании. 1 Установить антивирусные программы, настроить протокол передачи электронной почты с корпоративного домена, разработать специальные алгоритмы для проверки писем на наличие в них чувствительной информации. 1
• Разработать и ввести локальные нормативные акты. 1 Они должны регулировать порядок ведения деловой переписки и предусматривать ответственность работников за их нарушение. 1 Например, Правила защиты персональных данных, Положение о коммерческой тайне и режиме конфиденциальной информации. 1
• Использовать корпоративную почту. 4 Когда письма отправляют с корпоративного домена, проще доказать, что они исходили от конкретных работников компании. 4 Кроме того, корпоративные серверы лучше защищены от вирусов и хакерских атак. 4
• Формализовать отношения с контрагентами. 1 Составить отдельное соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, которое определяет, какая информация считается чувствительной, порядок её обмена, хранения и защиты. 1
• Фиксировать факт получения документов. 2 Как правило, для этого нужно ответное письмо с подтверждением о получении информации. 2

Для более подробной консультации по вопросам безопасности корпоративного документооборота рекомендуется обратиться к специалисту.