Как безопасно хранить важные документы в цифровом виде?

Чтобы безопасно хранить важные документы в цифровом виде, можно использовать следующие рекомендации:

• Использовать средства шифрования, аутентификации пользователей и системы контроля доступа. 1 Это поможет защитить документы от несанкционированного доступа, модификации и уничтожения. 1
• Дублировать информацию на разные носители. 2 Согласно Приказу Министерства культуры РФ №526, в архиве должно быть не менее двух экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах. 3
• Регулярно создавать резервные копии документов. 4 Это защитит хранящиеся данные от утраты и повреждения. 4 Лучше, если резервное копирование осуществляется на сменные носители. 4
• Периодически перемещать файлы на новые средства хранения. 4 Это необходимо, так как программное и техническое оборудование быстро устаревает, и электронные документы могут оказаться непригодными для использования. 4
• Организовать маркировку и идентификацию документов. 25 Это поможет быстро находить нужные документы и объединять их в группы. 2
• Проводить ежегодную экспертизу ценности документов. 5 Документы с истёкшим сроком хранения уничтожают, а актуальные вносят в новую опись. 5

Выбор способа хранения электронных документов зависит от объёма данных, конфиденциальности информации, бюджета и требований бизнеса. 1