Для автоматизации процесса планирования отпусков в крупных компаниях можно использовать специальные программы. 1 Некоторые из них:

• «Умный график отпусков». 1 Это Excel-таблица с готовыми формулами для составления графика отпусков. 1 Программа сама заполняет унифицированную форму, показывает ближайшие отпуска и пересечения отдыха у сотрудников. 1
• Модульные решения, встроенные в программы электронного документооборота бухгалтерского или кадрового учёта. 1 Примеры таких программ: «Служба кадров» или программный комплекс «Персонал». 1
• Специальные программы для составления графика отпусков. 1 Они предназначены только для решения одной конкретной задачи. 1 Чаще всего такой софт разрабатывается на заказ под конкретную организацию. 1

Один из примеров автоматизированной системы планирования отпусков — Directum HR Pro. 2 Система позволяет: 2

1. Формировать производственный календарь. 2 В корпоративную информационную систему автоматически подтягивается календарь на следующий год, ответственный специалист вносит данные о праздничных днях. 2
2. Планировать отпуска сотрудникам. 2 Система формирует задачу на планирование автоматически, в ней уже указано количество доступных дней отпуска. 2
3. Согласовывать отпуска производственным руководителем. 2 Когда сотрудники запланировали свои отпуска, система собирает всю информацию и отправляет её на согласование непосредственным руководителям. 2
4. Утверждать график отпусков. 2 Сформированный график проверяет кадровый специалист и подписывает генеральный директор. 2

Также для автоматизации процесса согласования отпусков можно использовать, например, систему «Битрикс24». 3 В ней можно настроить бизнес-процесс согласования отпусков через несколько этапов: 3

1. Создание шаблона заявки на отпуск. 3 Необходимо разработать стандартную форму, которую сотрудники смогут заполнять при запросе отпуска. 3
2. Настройка бизнес-процесса. 3 Процесс должен начинаться с подачи заявки, а затем переходить к этапам проверки и одобрения со стороны непосредственного руководителя и HR-отдела. 3
3. Уведомления и напоминания. 3 Нужно настроить автоматическое уведомление для всех участников процесса. 3
4. Отчётность и контроль. 3 Необходимо создать централизованную базу данных по поданным заявкам на отпуска, что облегчит мониторинг и анализ. 3
5. Интеграция с календарем. 3 Это позволит всем членам команды видеть, когда коллеги находятся в отпуске, что упростит планирование работы. 3