При передаче трудовых книжек между отделами компании необходимо учитывать следующие моменты:

• Издание приказа. 1 От лица руководителя компании нужно издать приказ, в котором укажут необходимость передачи документов и назначат новое ответственное лицо. 1
• Создание комиссии. 13 Если предприятие крупное и документов для передачи много, то для процедуры создают специальную комиссию. 1 В неё могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. 1
• Проверка документов. 4 Необходимо установить, с какими документами предстоит работать новому сотруднику, а также уточнить перечень документации, которая находится в ведении увольняющегося работника. 4
• Сопоставление записей. 2 Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним. 2 Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте. 2
• Оформление акта приёма-передачи. 13 В нём указывают общее количество трудовых книжек, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах. 2
• Подписи. 2 В акте расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдаёт, председатель комиссии и её члены. 2 Все указанные лица проставляют дату подписания документа. 2

Если соблюдать всю процедуру передачи трудовых книжек, то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий или споров по поводу них снизится до минимума. 1