Объяснительная записка и заявление отличаются по цели составления. 1

Объяснительная записка составляется, если на законном основании требуют объяснить в письменном виде какие-то действия. 1 Например, причины опоздания на работу, прогула, невыполнения задания. 3

Заявление пишется, если в результате написанного рассчитывают на действия со стороны организации (принятие на работу, выплату денег, расследование происшествия и т. п.). 1

Таким образом, объяснительная записка предназначена для объяснения уже произошедших событий, а заявление — для просьбы о каких-либо действиях со стороны организации.

Ещё одно отличие заключается в том, что заявление пишется о вещах, которые ещё не произошли, а объяснительная записка — по поводу того, что уже произошло и за что приходится отвечать. 2