Изменение штатного расписания и его утверждение отличаются по характеру вносимых изменений и условиям их применения.

Утверждение штатного расписания используется для первоначального ввода всех позиций в документ и для отражения существенных изменений. 34 Этот документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. 3 Вносимые изменения относятся к определённому месяцу и действуют с его начала. 3

Изменение штатного расписания применяется для внесения локальных изменений, не связанных с существенным изменением штатной структуры учреждения. 3 Например, для корректировки состава позиций одного подразделения или условий существующих позиций. 3 В отличие от утверждения, этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. 3

Таким образом, утверждение штатного расписания используется для глобальных изменений, а изменение — для небольших корректировок.