Возможно, имелось в виду, чем отличается функция штатного расписания от других кадровых документов, например от штатного списка (штатной расстановки). 35

Штатное расписание — учётный документ, который содержит информацию о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. 4 В нём нет персональных данных сотрудников. 1

Штатная расстановка (штатный список) отличается динамичностью: документ может оперативно изменяться в зависимости от происходящих изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении. 3 В штатной расстановке, как правило, указываются фамилии и инициалы работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности — закрытый или вакантный. 3

Таким образом, основное отличие заключается в том, что штатное расписание фокусируется на общей структуре организации и численности сотрудников, а штатная расстановка конкретизирует информацию на определённых работников и позволяет отслеживать текущие изменения в составе персонала. 35