Некоторые преимущества электронной документации перед бумажной:

• Оперативность процессов. 1 Работа с электронными документами ведётся быстрее, чем с бумажными. 2 Например, на отправку или получение файла уйдёт пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. 2
• Сохранность документов. 1 Бумажные документы легче потерять, испортить или выкинуть по ошибке. 2 В электронном архиве документы не подвержены внешним влияниям. 2
• Сокращение административных расходов. 2 Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. 2 С электронным документооборотом расходы будут намного ниже: не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 3
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. 3 Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 3
• Освобождение места в архиве. 3 Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере. 3