Некоторые отличия специализированных систем управления цифровыми документами от традиционных:

• Автоматизация рутинных задач. 2 Системы управления документами (DMS) берут на себя хранение и согласование документов, ознакомление с ними ответственных сотрудников, контроль за исполнением и другие задачи. 2
• Прозрачность процессов. 2 Система моментально показывает информацию о том, кто, что и когда оформил и подписал. 2
• Снижение рисков ошибок. 2 В электронном виде легко отслеживать неверно заполненные документы. 2
• Обеспечение конфиденциальности. 3 Доступ к файлам обеспечивается строго в соответствии с назначенными правами пользователей. 3 Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются. 3
• Ускорение бизнес-процессов. 2 Использование систем электронного документооборота (СЭД) ускоряет течение всех бизнес-процессов — от формирования документов внутри компании и их согласования до обмена важной информацией с партнёрами и контрагентами. 2
• Возможность интеграции. 14 СЭД интегрируются с IT-инфраструктурой компании, могут связываться с CRM и BPM-системой, офисными, почтовыми приложениями и мессенджерами. 4