Для автоматизации учёта входящей корреспонденции используются, например, следующие технологии:

• Системы электронного документооборота (СЭД). 23 Они помогают создать прозрачную и безопасную систему хранения и учёта, наладить взаимодействие сотрудников разных департаментов. 3 Некоторые СЭД: Directum Lite, 1С: Документооборот, Tessa, «Дело». 2
• Создание шаблонов и форм. 1 Например, в системе «Битрикс 24» можно создать стандартные формы для различных типов корреспонденции, включая запросы, уведомления и ответные письма. 1
• Автоматизация регистрации корреспонденции. 1 Входящая корреспонденция может автоматически регистрироваться в системе по заданному алгоритму. 1 Каждое новое сообщение, поступающее в почтовый ящик, может быть автоматически преобразовано в задачу или сделку. 1
• Использование фильтров и тегов. 1 Они помогают управлять большим объёмом корреспонденции, быстро находить нужную информацию и отслеживать документы по категориям. 1
• Ведение отчётности и аналитики. 1 В систему можно интегрировать аналитические отчёты, которые позволяют увидеть состояние входящей корреспонденции, выявить узкие места в процессе, а также проанализировать эффективность работы сотрудников. 1
• Интеграция с другими системами. 1 Например, с помощью API можно настраивать обмен данными и автоматизировать уведомления о доставке или поступлении писем. 1
• Сканирование и фиксация входящей корреспонденции. 5 Например, решение iGuana iDM Digital Mailroom поддерживает сканирование, фиксацию и классификацию всех видов входящей корреспонденции (бумажной и цифровой), рассылку нужным адресатам внутри организации и архивирование в цифровом формате. 5