Некоторые особенности обработки входящих документов в условиях электронного документооборота (ЭДО):

• Автоматизация регистрации. 1 Современные системы электронного документооборота позволяют регистрировать поступившие документы в автоматическом режиме, например, из электронной почты или из открытого электронного документа. 1
• Настройка маршрутизации. 2 Можно настроить подразделения и отделы, чтобы документация сразу отправлялась по заданному маршруту. 2 Это ускоряет процесс согласования и подписания. 2
• Контроль состояния документов. 2 Каждый входящий документ имеет определённый статус, который соответствует тому, какое действие происходит с файлом. 2
• Возможность аннулирования. 2 Пользователь может аннулировать входящий документ, для этого нужно выбрать соответствующее действие в карточке документа или отметить нужные файлы в перечне входящей документации. 2
• Работа с электронными подписями. 45 Электронная подпись позволяет подтвердить авторство и подлинность документа, а также обеспечивает защиту документа от несанкционированных изменений. 4
• Хранение и архивация. 4 Системы электронного документооборота обеспечивают безопасное и систематизированное хранение документов, что упрощает их поиск и доступ к ним в будущем. 4
• Удаление или уничтожение. 4 После окончания срока хранения документ может быть удалён из системы. 4

Процесс обработки входящих документов в ЭДО может варьироваться в зависимости от конкретной системы электронного документооборота и от потребностей организации. 4