Как развивается современное делопроизводство с учетом цифровизации?

Современное делопроизводство развивается с учётом цифровизации следующим образом:

• Замена бумажных документов на электронные формы. na-journal.ru Оцифровывается весь цикл жизни документа: от создания и отправки до хранения и уничтожения. na-journal.ru
• Использование цифровой подписи. na-journal.ru Она подтверждает подлинность и целостность электронных документов. na-journal.ru
• Применение электронных систем управления документами. na-journal.ru Они позволяют хранить и обрабатывать электронные документы, включая возможность поиска, редактирования и совместной работы над ними. na-journal.ru
• Использование специальных программ для автоматизации обработки документов и оптимизации бизнес-процессов. na-journal.ru Например, систем электронного документооборота (СЭД). ecm-journal.ru

Некоторые преимущества цифровизации делопроизводства:

• Ускорение обработки и передачи документов. na-journal.ru Регистрация документов в электронном делопроизводстве проходит быстрее на 30–50%. ecm-journal.ru
• Удобство для руководителя. ecm-journal.ru Руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение и, не посещая офис, рассмотреть, подписать документы, вынести по ним резолюции и распоряжения. ecm-journal.ru
• Простота ознакомления сотрудников с документами. ecm-journal.ru Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. ecm-journal.ru
• Снижение затрат на печать и хранение бумажных документов. na-journal.ru Также уменьшаются расходы на конверты, почтовые марки и пересылку. na-journal.ru

Однако внедрение цифровизации делопроизводства требует тщательного планирования, обучения персонала и учёта законодательных и юридических аспектов, связанных с электронными документами и безопасностью информации. na-journal.ru