Современное делопроизводство развивается с учётом цифровизации следующим образом:

• Замена бумажных документов на электронные формы. 1 Оцифровывается весь цикл жизни документа: от создания и отправки до хранения и уничтожения. 1
• Использование цифровой подписи. 1 Она подтверждает подлинность и целостность электронных документов. 1
• Применение электронных систем управления документами. 1 Они позволяют хранить и обрабатывать электронные документы, включая возможность поиска, редактирования и совместной работы над ними. 1
• Использование специальных программ для автоматизации обработки документов и оптимизации бизнес-процессов. 1 Например, систем электронного документооборота (СЭД). 2

Некоторые преимущества цифровизации делопроизводства:

• Ускорение обработки и передачи документов. 1 Регистрация документов в электронном делопроизводстве проходит быстрее на 30–50%. 2
• Удобство для руководителя. 2 Руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение и, не посещая офис, рассмотреть, подписать документы, вынести по ним резолюции и распоряжения. 2
• Простота ознакомления сотрудников с документами. 2 Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. 2
• Снижение затрат на печать и хранение бумажных документов. 1 Также уменьшаются расходы на конверты, почтовые марки и пересылку. 1

Однако внедрение цифровизации делопроизводства требует тщательного планирования, обучения персонала и учёта законодательных и юридических аспектов, связанных с электронными документами и безопасностью информации. 1