Система мониторинга FMS на транспортных средствах работает следующим образом: 2

1. Регистратор FMS устанавливается в салоне транспортного средства. 2 Он непрерывно с периодичностью раз в 1–4 минуты собирает данные об уровне топлива, скорости, моментах включения и выключения зажигания, работе двигателя с различных датчиков и сохраняет их в собственной энергонезависимой памяти. 2
2. Устройства считывания данных снимают регистратор с автомобиля и подключают к устройству считывания, которое передаёт данные в базу программного обеспечения. 2 Вместо проводного считывания может использоваться беспроводной канал. 2
3. Программное обеспечение анализирует данные и выдаёт в удобном для менеджера и руководства предприятия виде информацию, полученную от оборудования FMS. 4 Например, графики расхода топлива, тахограмму движения автомобиля, список заправок и сливов топлива с указанием объёмов и времени. 4

Также в FMS-системе можно настроить геозоны — специальные области на карте, внутри которых должен находиться транспорт. 3 Если водитель покинет геозону, менеджер автопарка получит уведомление и сможет дистанционно заглушить двигатель с помощью реле блокировки. 3