Как происходит внедрение единой системы электронного документооборота на предприятии?

Внедрение единой системы электронного документооборота (ЭДО) на предприятии происходит поэтапно. astral.ru Обычно по очереди переводят на ЭДО либо разные отделы, либо разные категории документов. astral.ru

Некоторые этапы внедрения ЭДО:

1. Определение целей и задач. astral.ru axiont.ru Например, построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов. astral.ru
2. Анализ системы делопроизводства. astral.ru Оценивают параметры, на основе которых руководство определяет требования для будущей системы ЭДО. astral.ru
3. Оптимизация делопроизводства. astral.ru Если работа с документами на предприятии не упорядочена, нужно прописать необходимые регламенты. astral.ru
4. Создание проекта автоматизации документооборота. astral.ru Компания определяет правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации. astral.ru
5. Доработка программного обеспечения. astral.ru Обычно организации покупают СЭД и при необходимости заказывают доработку программ. astral.ru Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатываются специально для конкретного предприятия. astral.ru
6. Внедрение ЭДО. astral.ru Организация подготавливает рабочие места (создаёт пользовательские аккаунты, устанавливает необходимое ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа. astral.ru Если система поддерживает интеграцию с другим ПО, то ЭДО встраивают в программы, которые используют в компании. astral.ru
7. Обучение сотрудников работе в СЭД. astral.ru Руководитель предприятия может пригласить спикера, который объяснит сотрудникам основные правила работы с ЭДО, или направить персонал на специальные курсы. astral.ru Также потребуется разработать памятки по оформлению электронных документов и использованию электронной подписи. astral.ru

План перехода на ЭДО в отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. astral.ru Сроки внедрения ЭДО зависят от масштаба организации и сложности текущих процессов документооборота. axiont.ru В среднем, процесс может занять от нескольких месяцев до года. axiont.ru