На сроки хранения электронных документов влияют, в частности, следующие факторы:

• Содержание и важность документации. 4 Например, информация о личном состоянии хранится дольше остальных данных — 75 лет. 4
• Устаревшее программное и техническое обеспечение. 2 Когда оборудование устаревает, электронные документы могут оказаться непригодными для использования. 2 Чтобы обеспечить сохранность данных, файлы необходимо периодически перемещать на более новые средства хранения. 2
• Условия хранения. 2 Чем чище, прохладнее, суше и стабильнее среда хранения документов, тем дольше предполагаемый срок хранения. 2
• Способ хранения. 1 Выбор конкретного порядка хранения электронных документов зависит от объёма данных, конфиденциальности информации, бюджета и требований бизнеса. 1

Срок хранения в архиве рассчитывается не от даты самого документа, а с 1 января года, следующего за годом, когда файл был изъят из делопроизводства. 13