Автоматизация документооборота — это внедрение системы, которая упрощает создание, подписание, отправку и хранение документов. 3

Автоматизация документооборота нужна для следующих целей:

• Оптимизация работы с информацией. 2 Ускоряются все бизнес-процессы: от создания, подготовки документов до их поиска, согласования и обмена. 2 Снижаются издержки на расходные материалы. 2
• Накопление больших массивов данных для аналитического анализа. 2 Это помогает эффективнее управлять развитием бизнеса, формировать расширенные отчёты, упрощать прогнозирование и планирование деятельности. 2
• Повышение уровня исполнительской дисциплины. 2 За счёт упрощения контроля задач повышается качество исполнения работниками предприятия распоряжений, приказов, решений руководителей. 2
• Обеспечение защищённости данных. 2 Шифрование информации, иерархия доступа пользователей к файлам, электронное хранилище предупреждают утечку информации, обеспечивают сохранность и безопасность работы с документами предприятия. 2
• Формирование и развитие корпоративной культуры. 2 Автоматизированный документооборот на предприятии облегчает взаимодействие между сотрудниками, подразделениями, отделами компании. 2

Автоматизировать работу важно любой компании, но особенно полезно предприятиям с разветвлённой структурой и большим количеством документов, требующих согласования. 3