Копии документов нужно заверять печатью в следующих случаях:

• Для передачи контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельств о праве собственности и других документов сторонним компаниям и государственным органам. 1
• Для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании. 1
• Для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью. 1
• При предъявлении копий в налоговые органы в ходе камеральной или выездной проверки, аудиторам при проведении аудиторской проверки, в государственные и муниципальные органы при совершении регистрационных действий, в суд в качестве письменных доказательств, контрагентам по их просьбе. 4

Если копия будет использоваться только внутри организации, то достаточно поставить слово «Верно», указать дату подтверждения, должность и ФИО лица, подтвердившего копию. 1 Если же копия подлежит предъявлению третьим лицам, то дополнительно нужно указать место хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверить подпись должностного лица печатью организации (если есть). 13