В кадровом документообороте используются все виды электронных подписей (ЭП). 2 Выбор зависит от должности сотрудника и степени значимости документации, которую он подписывает. 2

Простая электронная подпись (ПЭП). 12 Применяется для подписания обычных рабочих документов: приказов на отпуска, командирование, расчётных листков, табеля учёта рабочего времени. 1 ПЭП не подходит для заверения трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка. 1

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). 25 Более надёжная и защищённая. 2 УНЭП подтверждает личность подписанта и неизменность файла. 2 Документы будут юридически значимы, если стороны заключили соответствующее соглашение. 2 С помощью УНЭП работники могут подписывать трудовой договор, заявление об увольнении, приказы, другую документацию. 2

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). 25 Самый защищённый вариант. 2 УКЭП полностью равнозначна собственноручной подписи без дополнительных соглашений между сторонами и гарантирует юридическую силу документу. 2

Для каких документов подходит каждая из ЭП:

• ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов. 1
• УНЭП подойдёт для подписания большинства кадровых документов: должностных инструкций, локальных нормативных актов компании, правил внутреннего трудового распорядка, документов по охране труда. 1
• УКЭП необходима сотрудникам, отвечающим за кадровую документацию в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру). 5 Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат. 5

Конкретный вид ЭП зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов. 3