Основные требования к хранению электронных документов:

• Целостность данных. 5 Электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа, модификации и уничтожения. 5 Для этого используют средства шифрования, аутентификации пользователей и систем контроля доступа. 5
• Доступность. 5 Документы организации должны быть доступны в любое время и из любой точки, где есть интернет-соединение. 5
• Соответствие законам. 5 Хранение электронных документов в архиве должно соответствовать требованиям законодательства, регулирующего область деятельности. 5 Это включает в себя соблюдение правил охраны персональных данных, налоговой отчётности и так далее. 5
• Хранение минимум на двух разных носителях. 1 Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере. 1
• Проверка состояния электронных документов. 1 Раз в пять лет нужно проверять, в каком состоянии электронные документы. 1 Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат. 1

Основные требования к хранению бумажных документов:

• Систематизация. 1 Прежде чем сдать в архив, документы нужно расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. 1
• Составление описи. 1 Это список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. 1
• Условия хранения. 1 Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. 1 Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией. 1 В хранилище нужно поддерживать температуру 17–19 °C при относительной влажности воздуха 50–55%. 1 Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах. 1