Каковы основные требования к хранению электронных и бумажных документов?

Основные требования к хранению электронных документов:

• Целостность данных. tochka.com Электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа, модификации и уничтожения. tochka.com Для этого используют средства шифрования, аутентификации пользователей и систем контроля доступа. tochka.com
• Доступность. tochka.com Документы организации должны быть доступны в любое время и из любой точки, где есть интернет-соединение. tochka.com
• Соответствие законам. tochka.com Хранение электронных документов в архиве должно соответствовать требованиям законодательства, регулирующего область деятельности. tochka.com Это включает в себя соблюдение правил охраны персональных данных, налоговой отчётности и так далее. tochka.com
• Хранение минимум на двух разных носителях. secrets.tinkoff.ru Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере. secrets.tinkoff.ru
• Проверка состояния электронных документов. secrets.tinkoff.ru Раз в пять лет нужно проверять, в каком состоянии электронные документы. secrets.tinkoff.ru Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат. secrets.tinkoff.ru

Основные требования к хранению бумажных документов:

• Систематизация. secrets.tinkoff.ru Прежде чем сдать в архив, документы нужно расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. secrets.tinkoff.ru
• Составление описи. secrets.tinkoff.ru Это список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. secrets.tinkoff.ru
• Условия хранения. secrets.tinkoff.ru Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. secrets.tinkoff.ru Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией. secrets.tinkoff.ru В хранилище нужно поддерживать температуру 17–19 °C при относительной влажности воздуха 50–55%. secrets.tinkoff.ru Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах. secrets.tinkoff.ru