Какие требования предъявляются к бумажной и электронной версиям документа при их хранении более 10 лет?

К бумажной документации при хранении более 10 лет предъявляются следующие требования:

• Оформление дел. www.klerk.ru Бумажные дела не должны содержать более 250 листов и превышать 4 см в толщине корешка. www.klerk.ru Документы должны быть прошиты на четыре прокола (для малоформатных дел достаточно трёх) и иметь твёрдую обложку. www.klerk.ru
• Условия хранения. www.klerk.ru Если организация берёт на себя ответственность за хранение архивной документации, она должна выделить для этих целей специальное помещение. www.klerk.ru Хранилище должно быть обеспечено системами противопожарной безопасности и хорошей вентиляцией, показатели температуры и влажности должны быть неизменны. www.klerk.ru
• Периодическая проверка. www.1cbit.ru {6-host} Проверка наличия бумажной документации производится не реже одного раза в 10 лет. www.1cbit.ru Проверка наличия и состояния электронной документации в системе хранения электронных документов (СХЭД) производится автоматически каждый год, а на физических носителях — раз в пять лет. www.1cbit.ru

К электронной документации при хранении более 10 лет предъявляются следующие требования:

• Организация хранения. www.business.ru Электронные файлы следует хранить в системе хранения электронных документов (СХЭД). www.business.ru При использовании физического носителя каждые 5 лет нужно в обязательном порядке проводить проверку сохранности электронных документов. www.klerk.ru
• Структура электронных документов. kontur.ru Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, включает обязательные структурные элементы: файл основной части электронного документа (в формате PDF/A) и метаданные — описание с регистрационно-учётными сведениями о документе. kontur.ru Также при наличии могут быть включены файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов и файлы электронной подписи. kontur.ru