К бумажной документации при хранении более 10 лет предъявляются следующие требования:

• Оформление дел. 3 Бумажные дела не должны содержать более 250 листов и превышать 4 см в толщине корешка. 3 Документы должны быть прошиты на четыре прокола (для малоформатных дел достаточно трёх) и иметь твёрдую обложку. 3
• Условия хранения. 3 Если организация берёт на себя ответственность за хранение архивной документации, она должна выделить для этих целей специальное помещение. 3 Хранилище должно быть обеспечено системами противопожарной безопасности и хорошей вентиляцией, показатели температуры и влажности должны быть неизменны. 3
• Периодическая проверка. 16 Проверка наличия бумажной документации производится не реже одного раза в 10 лет. 1 Проверка наличия и состояния электронной документации в системе хранения электронных документов (СХЭД) производится автоматически каждый год, а на физических носителях — раз в пять лет. 1

К электронной документации при хранении более 10 лет предъявляются следующие требования:

• Организация хранения. 4 Электронные файлы следует хранить в системе хранения электронных документов (СХЭД). 4 При использовании физического носителя каждые 5 лет нужно в обязательном порядке проводить проверку сохранности электронных документов. 3
• Структура электронных документов. 5 Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, включает обязательные структурные элементы: файл основной части электронного документа (в формате PDF/A) и метаданные — описание с регистрационно-учётными сведениями о документе. 5 Также при наличии могут быть включены файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов и файлы электронной подписи. 5