Изменения паспортных данных сотрудника влияют на рабочий процесс и документооборот следующим образом:

1. Необходимы корректировки в кадровых документах. 25 В первую очередь изменения вносят в трудовой договор и трудовую книжку работника. 1 Также нужно отразить смену личных данных в личной карточке, лицевом счёте, табеле учёта рабочего времени и графике отпусков. 1
2. Важно, чтобы сотрудники вовремя оповещали кадровую службу об изменении своих персональных данных. 1 Неактуальные данные могут повлечь за собой некорректно заполненную зарплатную отчётность и штрафы для организации. 1
3. Работодатель должен иметь актуальные анкетные данные работника для подготовки отчётности в Пенсионный фонд или налоговые органы. 4 Например, если у работника новый паспорт, а отчёты сданы с данными старого, некоторые из них нужно скорректировать. 4

Чтобы избежать проблем, в компании разрабатывают памятку об изменении персональных данных, в которой прописывают порядок и сроки уведомления работодателя в такой ситуации. 2