Информационные технологии положительно влияют на развитие делопроизводства, например, благодаря следующим факторам:

• Автоматизация документооборота. 5 Информационные технологии позволяют автоматизировать подготовку документов, регистрацию и учёт поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов и контроль их исполнения. 5
• Сокращение времени на обработку документации. 2 Электронный документооборот ускоряет обработку и передачу документов, что позволяет сэкономить время. 2
• Улучшение доступности информации. 2 Цифровизация делопроизводства помогает следить за статусом документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения, что увеличивает прозрачность работы с документацией. 2
• Снижение затрат. 2 Уменьшаются траты на распечатывание, конверты, почтовые марки, пересылку. 2
• Возможность удалённой работы. 24 Появляется потенциал осуществлять удалённую трудовую деятельность, не дожидаясь доставки копий файлов в бумажном виде. 2
• Повышение безопасности и надёжности хранения данных. 2 Благодаря центральной базе данных систематически делаются резервные копии файлов, что исключает возможность безвозвратной потери документа. 2

Однако у цифровизации делопроизводства есть и недостатки, например, риск несанкционированного доступа к конфиденциальным документам и ресурсам. 2 Кроме того, внедрение таких изменений требует тщательного планирования, обучения персонала и учёта законодательных и юридических аспектов, связанных с электронными документами и безопасностью информации. 2