Основные этапы организации выставки:

1. Определение целей. 1 Нужно понять, какие задачи для бизнеса будет решать выставка: привлечение новых покупателей, поддержание имиджа и статуса, презентация новых товаров. 1
2. Реализация концепции. 1 Организация выставки должна отталкиваться от основной идеи. 1 Под неё специалисты создают программу мероприятия, разрабатывают дизайн выставочного пространства и определяют рекламные носители. 1
3. Маркетинговое продвижение. 1 Необходимо продумать рекламную стратегию для привлечения посетителей и участников. 1 Для распространения информации можно использовать аудио- и видеорекламу, персональные онлайн- и офлайн-приглашения, анонсы в социальных сетях, раздачу листовок и другие способы. 1
4. Подготовка к проведению. 1 На данном этапе осуществляется подбор помещения, определяется круг участников и приглашённых гостей, печатается полиграфическая продукция и настраивается техническое оборудование. 1 Также здесь оформляется выставочное пространство с помощью подбора мебели, выкладки продукции и сувениров, подготовки мультимедиа и зонирования локации. 1
5. Планирование бюджета выставки. 1 Бюджет выставки лучше спланировать заранее, чтобы объективно оценить поставленные задачи, которые должны быть выполнены в ходе мероприятия. 1
6. Выбор помещения. 1 При поиске подходящего помещения важно учитывать три фактора: размеры выставочной экспозиции, количество участников и количество посетителей. 1
7. Подбор персонала. 1 Минимальное количество персонала и требуемые навыки зависят от масштаба и формата выставки. 1 Чаще всего на выставках требуются услуги разнорабочих, администраторов и уборщиков. 1
8. Проведение выставки и итоги. 1 Для успешного проведения выставки желательно составить план с почасовым расписанием и указанием всех сроков. 1 Особенно важно указать в программе подробное время дополнительных событий, таких как выступления, презентации, кофе-брейки и мастер-классы. 1

Основные участники выставки — это представители экспонентов, состав делегации которых формируется исходя из масштаба и значимости выставки, региона проведения, спецификации продукции и услуг, заявленных к показу, дополнительных мероприятий, целей участия. 6