Некоторые особенности японского делового этикета при написании служебных записок:

• Использование системы вежливой речи «кэйго». 2 При её применении глаголы и общие фразы меняются на их «вежливую» форму. 2 Уровень формальности языка зависит от контекста употребления и старшинства человека, к которому обращаются. 2
• Использование специальных приветствий. 3 Например, для человека, с которым не встречались, используют фразу «Отправляю Вам письмо впервые». 3 Для того, с кем уже обменивались электронными письмами, — «Вы многое для меня делаете». 3 Для компании, с которой ещё не была заключена сделка, — «Прошу прощения за внезапное письмо». 3
• Соблюдение структуры. 1 Название компании и имя получателя указывают в левом верхнем углу документа, а название отправителя и его имя — в правом верхнем углу страницы, напротив информации о получателе. 1
• Использование визитных карточек. 1 Если документ отправляется по почте и нет деловых отношений с получателем, к письму прилагают визитную карточку. 1 При вручении документа лично её протягивают обеими руками. 1
• Указание сезона. 1 Считается вежливым делать короткую ссылку на сезон в начале японского делового письма. 1
• Интерес к здоровью или семье получателя. 1 Это особенно важно, если специалист является главой компании или занимает высокий пост. 1